Je staat op mute. Het UX-proces vanuit huis.

Je staat op mute. Het UX-proces vanuit huis.

Daniël Plazier
Daniël Plazier - 1 maart 2021

Het is maart en dat betekent dat we een heel jaar aan het thuiswerken zijn. Fluitje van een cent voor een internetbureau zou je denken. Toch waren er vóór de pandemie een aantal sleutelmomenten in ons werkproces die zich in real life afspeelden. Die moesten in een klap online gaan plaatsvinden. Hoe is dat ons vergaan?

Ging de overstap goed?

Twee belangrijken offline momenten waren de werksessies met de opdrachtgever en stakeholders die we doen in onze UX-fase. Je kent het wel. Een grote ruimte met post-its op de muur, volgekladderde schetsvellen en koffiedrinkende mensen die nog gezellig napraten. Maar ook het ontwerpwerk dat volgt op de werksessies ging gepaard met een aantal offline afstemmomenten. Even sparren met de ontwerper aan het beeldscherm. Toen we dit vorige jaar maart volledige online gingen doen, wisten we natuurlijk niet hoe dit in de praktijk ging uitpakken. Maar de overstap was eenvoudig en bracht ons meer dan we aanvankelijk hadden verwacht. Ik deel hier onze ervaringen met je en benoem de 3 grote voordelen van een volledig online UX-proces.

Voordeel 1: Visueel en transparant

Dat wat we nu tijdens een online werksessie creëren is door het gebruik van de tool Miro visueler en transparanter geworden. Alles is goed zichtbaar, je kunt het terugkijken en de uitwerkingen zijn een stuk concreter. Geen getuur meer in de verte naar vage krabbels op een post-it. Maar direct na afloop van een sessie een kant-en-klare klantreis. Ik heb het idee dat de deelnemers aan een online werksessie veel beter begrijpen welke beslissingen we aan het nemen zijn en welke impact die hebben op de te maken website.

Voordeel 2: Flexibel in te zetten

Vóór de pandemie waren er 2 duidelijke fysieke momenten waar we in ons UX-proces naartoe werkten. Nu met thuiswerken knippen we de werksessies vaak op in kleinere deelsessies. Zo kunnen we gericht doorpraten over specifieke onderwerpen. Qua reistijd maakt dat nu bijvoorbeeld niets meer uit en ook agendatechnisch is het nu eenvoudiger om met kleinere groepen ergens nog een uurtje te vinden.

Ik blijk toch vaak dezelfde trui aan te hebben
Voor de oplettende kijker. Ja het is 3 x dezelfde trui. De trui gaat tussendoor gewoon in de was.

Voordeel 3: Open ontwerpproces

Na de twee werksessies, starten we met ontwerpen. Vóór de pandemie waren ontwerpers in de eerste 50% van hun ontwerpwerk vaak nog solistisch bezig in een gesloten digitale werkomgeving. Tussentijds overleg vond dan plaats aan het bureau van de ontwerper. Dat was een prima oplossing, maar onder druk van het thuiswerken ontstond de noodzaak om dit meer ‘open te gooien’. We zijn om die reden voor veel projecten vorig jaar overgestapt van Sketch naar Figma. Door deze overstap zijn alle betrokkenen (inclusief de windows-gebruikers), in staat om op ieder moment mee te kijken met de ontwerper en feedback te geven. Dat scheelt weer een hoop interne presentaties en overlegmomenten. Het is bovendien erg leerzaam om een ontwerp van iemand anders te zien groeien of om samen aan een ontwerp te werken.

De nadelen

Natuurlijk zijn er ook nadelen. 

  • Tools zoals Miro en Figma (in combinatie met een videocall-tool) zijn voor sommige mensen moeilijk te gebruiken (digitale vaardigheden, internetverbinding, computerkracht, schermgrootte). 
  • Online meetings verlopen van nature vrij functioneel. Je moet goed opletten dat je ook online aan draagvlak onder stakeholders en de klant-bureau relatie werkt. Online moet je  vaker even aftasten of iedereen nog blij is.
  • Verbaal dominante mensen komen in online meetings beter uit de verf. Je moet goed opletten dat iedereen zijn input kan leveren. Offline heeft dan weer het nadeel dat fysiek dominante mensen sneller de aandacht opeisen. Mensen die bijvoorbeeld zuchtend met de armen over elkaar uit het raam gaan kijken heb ik online minder snel op de radar. 
  • Wanneer je op locatie een werksessie doet, dompel je jezelf meer onder in de wereld van de opdrachtgever. Die beleving en informatie mis je in een online werksessie.
  • Door een digitaal open ontwerpproces in Figma, bestaat er een kans dat collega's (of opdrachtgevers) zich in een te vroeg stadium gaan bemoeien met het ontwerp. Dit beperkt de ruimte om als ontwerper eerst zelf een creatieve verkenning te doen en te bouwen aan een levensvatbaar concept.  Die ruimte moet je wel blijven geven.
  • Doordat tools zoals Miro en Figmo de omgeving deel weten te maken van het ontwerpproces, ontstaat er een risico op big design upfront en scope creep.  Dat moet je dus goed in de gaten houden.

En nu?

In de eerste weken van de pandemie hebben we snel gehandeld en onze offline werksessies 1-op-1 vertaald naar online werksessies. Dat was heel handig want dit sloot perfect aan op onze andere processen. Maar nu we een jaar en meer dan 30 online werksessies verder zijn, zien we veel kansen om ons UX-proces verder te verbeteren. Niet alleen voor tijdens de pandemie, maar ook voor de periode erna. 

Hoe ziet de toekomst er dan uit?

Omdat het toch mensenwerk is en we een complex maatwerkproduct leveren, zien we bij Zicht nog steeds het belang van offline momenten. Maar we zien ook de kracht en het gemak van online momenten. Er zal dan een soort ‘blended’ situatie ontstaan waarbij bepaalde werksessies offline plaatsvinden en een aantal online. We kijken er naar uit. Wordt vervolgd...