Menu
Blog

Een briefing voor internetbureaus: hoe doe je dat?

4 apr. 2018

Stel, je wilt graag een nieuwe website laten ontwikkelen voor je organisatie. Dan is het verstandig daar een aantal offertes voor aan te vragen bij verschillende internetbureaus. Om inhoudelijk sterke voorstellen te ontvangen is het belangrijk dat je een goede briefing opstelt. Maar hoe maak je een goede briefing?

Door Seb van Deursen

Om te beginnen is het van belang dat je bureaus zoekt die passen bij de organisatie en het soort website dat je nodig hebt. Zoek zelf rond op internet, kijk bij concullega-organisaties en vraag mensen in je netwerk naar goede ervaringen met bureaus. Maak een zogenaamde ‘longlist’ van alle geschikte bureaus die je tegenkomt. Staar je niet blind op filmpjes, hippe termen en mooie animaties, maar kijk steeds goed naar het klantenbestand en het portfolio. Sluiten de websites die het bureau maakt goed aan bij hetgeen je zelf zoekt?

Van longlist naar shortlist

Vervolgens kun je een aantal bureaus (ik adviseer maximaal 4 à 5) uitnodigen voor een bureaupresentatie. Als je er tijd voor hebt, raad ik je aan om hiervoor bij de bureaus zelf op bezoek te gaan. Dat geeft een nog beter beeld met wat voor soort partij je te maken hebt.

Vraag naar aanleiding daarvan de 2 of 3 bureaus waar je een goed gevoel bij hebt een voorstel te maken. Om die voorstellen goed met elkaar te kunnen vergelijken, zou ik je adviseren een scherpe briefing te schrijven. Je weet dan zeker dat je van alle partijen dezelfde informatie krijgt. Dat maakt vergelijking en onderbouwing van je uiteindelijke keuze makkelijker.

Onderwerpen in de briefing aan een internetbureau

Voor een bureau is het erg handig als je duidelijk kunt maken in een briefing wat je zoekt en nodig hebt. Dat maakt dat het bureau een nog gerichter voorstel kan schrijven voor je. Probeer daarom of je onderstaande onderwerpen in je briefing op kunt nemen:

Briefing website opstellenAlgemeen: aanleiding en doel

  • Aanleiding voor de nieuwe website. Waar ben je nu heel tevreden over? En waar absoluut niet?
  • Strategische doelstellingen. Welke resultaten wil je behalen met de nieuwe website?
  • Doelgroepen. Op welke groepen wil je je primair richten met de website?
  • Merk. Wat kun je vertellen over de ambities, kernwaarden of visie van jouw organisatie?
  • Design. Maak duidelijk wat er al aan huisstijl of richtlijnen aanwezig is en wat je verwacht van het bureau op het gebied van design.
  • Inspiratie. Geef wat voorbeelden mee van websites die jullie fantastisch vinden, en vertel kort waarom. Om het design? Om bepaalde interactie? Om de beelden?
  • Roadmap. Beschrijf kort waar je over een paar jaar wil staan met de website.

Techniek en functionaliteit

  • Scope. Wat zijn de belangrijkste onderdelen van de nieuwe website? Of beschrijf kort wat er aan functionaliteit moet veranderen t.o.v. de huidige website.
  • CMS. Zijn er specifieke wensen m.b.t. het CMS?
  • Koppelingen. Moeten er koppelingen worden gemaakt aan externe systemen? Denk aan CRM, productiebeheer software, ERP software, mailprogramma's, vacatures-database, cursus database, etc.
  • Mijn Omgeving. Is er een afgeschermd gedeelte nodig binnen de website voor een bepaalde doelgroep? En wat kan die doelgroep daar dan doen?
  • Contentmigratie. Het handmatig overzetten van content van je oude site naar de nieuwe site is heel arbeidsintensief. Dat wil je mogelijk liever geautomatiseerd hebben. Geef aan welke onderdelen van de website overgezet moeten worden naar de nieuwe site. Dan kan het bureau dat meenemen in het voorstel.
  • Toegankelijkheid. Geef aan of je wil dat de website voldoet aan bepaalde webrichtlijnen m.b.t. toegankelijkheid.

Project en proces

  • Verwachtingen. Beschrijf kort wat je van het bureau verwacht. Zoek je een bouwpartij, of wil je graag bij de hand worden genomen? Wil je dat het bureau ook deels de content verzorgt? En wat verwacht je bijvoorbeeld van het bureau op het gebied van online marketing?
  • Planning. Geef alle reeds bekende belangrijke data door. Denk aan de gewenste livegang, eventuele start van bepaalde verkoop op de site, vakantieperiodes van contactpersoon, etc.
  • Budget. Het helpt om een budget(range) aan te geven; dat voorkomt dat je volkomen onrealistische voorstellen krijgt. En je laat aan het bureau om aan te geven wat zij voor dat budget voor je kunnen betekenen.
  • Capaciteit. Maak duidelijk hoeveel tijd er vanuit jouw organisatie in het website-project gestoken kan worden. Dat geeft het bureau inzicht in de mate waarin er begeleiding nodig is.
  • Overige criteria. Beschrijf alle andere belangrijke zaken die je het bureau nog mee wil even om een goed voorstel te kunnen schrijven.

Selectieproces

Geef ook goed aan hoe het selectieproces verloopt, bijvoorbeeld wanneer je het voorstel uiterlijk binnen wilt hebben, en wanneer de bureaus een uitslag kunnen verwachten. Dat geeft transparantie aan het proces en voorkomt dat de bureaus zelf elke dag gaan bellen. Maak ook goed duidelijk op welke criteria je gaat selecteren en wees daar scherp in bij de beoordeling van de voorstellen. Dat maakt het nemen van een beslissing eenvoudiger, en stelt je in staat een heldere uitleg te geven aan alle deelnemende bureaus.

Hopelijk helpt het bovenstaande je met het opstellen van de briefing. Mocht je nog meer hulp nodig hebben, dan mag je me  altijd bellen of mailen natuurlijk.

Seb van Deursen, creative director, seb@zicht.nl

 

Credits
Foto door Glenn Carstens-Peters